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Das Wichtigste in Kürze: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmer als E-Rechnung ausstellen, soweit diese die Leistung für ihr Unternehmen beziehen. Für alle übrigen gilt das ab dem 1. Januar 2028 – mit dauerhaften Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen. Empfangen muss E-Rechnungen jedes Unternehmen schon seit Anfang 2025. Die Umstellung betrifft nicht nur das Dateiformat: Auch Inhalt und Aufbau der Rechnung müssen mit – und die Abläufe dahinter.
Die verpflichtende elektronische Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen kommt schrittweise. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Fangen Sie früh an: Die erste Stufe greift in wenigen Monaten.
Wir begleiten Sie bei der Umstellung
Die E-Rechnung ist für viele Betriebe mehr als ein neues Dateiformat. Wir schauen gemeinsam mit Ihnen, ab wann die Pflicht für Sie gilt, rechnen Ihren Gesamtumsatz 2026 nach und klären, was sich in Ihren Abläufen ändert. So gehen Sie gut vorbereitet ins neue Jahr.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme – die Obliegenheit trifft auch Kleinunternehmer, Vermieter und Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht; ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt. Wer den Empfang verweigert oder technisch nicht dazu in der Lage ist, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papierrechnung zu bekommen.
Für das Ausstellen gelten dagegen noch Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 darf jedes Unternehmen weiter auf Papier abrechnen oder, wenn der Empfänger zustimmt, in einem anderen elektronischen Format. Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen. Eine einfache PDF-Rechnung ist nämlich keine E-Rechnung im steuerlichen Sinne, sondern eine sonstige Rechnung.
Maßgeblich ist Ihr Gesamtumsatz des Jahres 2026:
| Gesamtumsatz 2026 | E-Rechnung verpflichtend ab |
|---|---|
| mehr als 800.000 Euro | 1. Januar 2027 |
| höchstens 800.000 Euro | 1. Januar 2028 |
Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf 2027 weiter auf Papier abrechnen; für andere elektronische Formate braucht es weiterhin die Zustimmung des Empfängers. Maßgeblich ist dabei, dass der Umsatz im Jahr 2027 ausgeführt und die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt wird. Die Staffelung steht in § 27 Absatz 38 UStG.
Wer im EDI-Verfahren abrechnet, muss genauer hinsehen: Erfüllt das Format die Anforderungen an eine E-Rechnung ohnehin, bleibt es zulässig – ohne Frist. Erfüllt es sie nicht, darf es nur noch bis zum 31. Dezember 2027 eingesetzt werden, und auch das nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ein Blick auf die Zahlen lohnt sich früh, denn der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG ist nicht der Umsatz aus Ihrer Gewinnermittlung: Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, um bestimmte steuerfreie Umsätze gekürzt und lässt Verkäufe aus dem Anlagevermögen außer Ansatz. Wer nahe an der Grenze liegt, sollte ihn gesondert nachrechnen – wir helfen dabei.
Einige Fälle bleiben ausgenommen. Wir listen sie weiter unten; das Bundesministerium der Finanzen führt sie unter Nummer 4 seiner Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der sich maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt. Zulässig sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch vereinbarte Formate, etwa im EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn sich die Pflichtangaben vollständig und richtig in ein Format der Norm EN 16931 oder ein dazu passendes Format übernehmen lassen.
Bei hybriden Formaten, die einen Datensatz und ein Sichtdokument verbinden, führt der strukturierte Teil. Weichen Datensatz und Sichtdokument inhaltlich voneinander ab, gilt der Datensatz – und der abweichende Bildteil kann als weitere Rechnung gelten, mit dem Risiko einer Steuerschuld nach § 14c UStG. Der Vorsteuerabzug ist ohnehin nur aus dem strukturierten Teil möglich. Technisch bedingte Rundungsdifferenzen werden nicht beanstandet.
Es geht nicht nur um den Weg, auf dem die Rechnung beim Kunden ankommt, sondern um das, was in ihr steht. Wer Pflichtangaben bisher aus einem Lieferschein oder einer Anlage herleitet, kann das bei einer E-Rechnung nicht mehr tun: Das Datum der Lieferung oder Leistung, die Beschreibung dessen, was abgerechnet wird, und die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG gehören in den strukturierten Datensatz selbst. Die Erleichterung des § 31 Absatz 1 UStDV, eine Rechnung aus mehreren Dokumenten zusammenzusetzen, gilt nur noch für sonstige Rechnungen.
Ergänzende Angaben dürfen dagegen als Anhang in die E-Rechnung, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF-Datei. Ein Link auf ein Dokument außerhalb der Rechnung genügt der Finanzverwaltung dafür ausdrücklich nicht. Wer nach Stunden abrechnet, in der Beratung ebenso wie bei anderen Dienstleistungen, sollte deshalb früh klären, wie Nachweise und ausführliche Leistungsbeschreibungen in die Rechnung selbst kommen.
Ein Vertrag, der alle Pflichtangaben enthält, gilt umsatzsteuerlich als Rechnung. Erfüllt er nicht die Formatanforderungen, ist er eine sonstige Rechnung. Wer dann zur E-Rechnung verpflichtet ist, stellt zusätzlich eine E-Rechnung aus, die den Vertrag als Rechnung berichtigt; der Vertrag selbst kann als Anhang beiliegen. Das betrifft vor allem Miet-, Bau- und andere langfristige Verträge.
Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der Vertrag als Anhang beiliegt oder die Rechnung erkennbar eine Dauerrechnung ist. Ändern sich die Pflichtangaben, etwa die Miete, ist die E-Rechnung zu berichtigen oder eine neue auszustellen. Solange sich nichts ändert, muss für eine zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung – auf Papier oder als PDF – keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden.
Für Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben, kommt ein Punkt hinzu: Ist eine Leistung nur wegen der Option nach § 9 Absatz 1 UStG steuerpflichtig, gilt die E-Rechnungspflicht ebenso. Dasselbe gilt, wenn auf einer Rechnung steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen zusammenkommen – dann greift die Pflicht für die gesamte Rechnung.
Technisch lassen sich Anlagen an eine E-Rechnung anfügen. Bei umfangreichen Vertragsunterlagen stößt das in der Praxis allerdings an Grenzen. Prüfen Sie das früh.
Diese Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden:
Keine Pflicht zur E-Rechnung besteht außerdem:
Der erste Blick gilt dem Programm, mit dem Sie Ihre Rechnungen schreiben – ob Warenwirtschaft, ERP-System oder Fakturierung. Diese Fragen sollten Sie Ihrem Anbieter oder Ihrer IT stellen:
Manchmal ergibt die Umstellung im bestehenden Programm keinen Sinn, weil der Aufwand den Nutzen übersteigt. Dann lohnt der Blick auf andere Lösungen; DATEV „Auftragswesen next“ ist eine davon. Oder Sie vergleichen mehrere Anbieter und holen Angebote ein.
Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis. Die Lösung muss den gesetzlichen Anforderungen genügen, dauerhaft zur Norm EN 16931 passen und ergänzende Unterlagen als Anhang mitführen können.
Wer ab Januar 2027 betroffen ist, sollte jetzt mit der Prüfung anfangen. Und wer erst 2028 an der Reihe ist, gewinnt durch Warten nichts: In ruhigen Wochen lässt sich das besser einrichten als mitten in der Jahresabschluss-Zeit.
Sie müssen das nicht allein durchdenken. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Gemeinsam finden wir den Weg, der zu Ihrem Betrieb passt.
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Für sie endet die Übergangsregelung des § 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 1 UStG zum 31. Dezember 2026. Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmer im Inland, soweit diese die Leistung für ihr Unternehmen beziehen.
Ab dem 1. Januar 2028. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf 2027 noch auf Papier abrechnen; für andere elektronische Formate ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
Ein reines PDF ohne eingebetteten Datensatz nicht – das ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Anders liegt es bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD: Dort steckt im PDF ein strukturierter Datensatz, und die Datei erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, jedoch nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Vereinbarte Formate, etwa im EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn sich die Pflichtangaben daraus vollständig und richtig in ein Format der Norm EN 16931 übernehmen lassen.
Ja, wenn es die Anforderungen an eine E-Rechnung selbst erfüllt – dann gilt keine Frist. Erfüllt es sie nicht, darf es nur noch bis zum 31. Dezember 2027 eingesetzt werden, und auch das nur mit Zustimmung des Empfängers.
Nein. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil der Rechnung. Ein Anhang innerhalb der E-Rechnung darf sie ergänzen, etwa um Stundennachweise. Ein Link auf ein Dokument außerhalb der Rechnung genügt nicht.
Nein. Kleinunternehmer müssen Rechnungen zwar weiterhin ausstellen, dürfen sie aber nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung erteilen – auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch. Empfangen und aufbewahren können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt es bei den bisherigen Regeln; eine E-Rechnung ist dort nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum genügt, wenn der Vertrag als Anhang beiliegt oder die Rechnung erkennbar eine Dauerrechnung ist. Ändern sich die Pflichtangaben, ist zu berichtigen oder neu abzurechnen. Eine zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung muss nicht nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern.
Acht Jahre, und zwar der strukturierte Teil unverändert und lesbar; ein Ausdruck reicht nicht. Umsatzsteuerlich liegt allein deshalb, weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden, kein Verstoß vor. Die Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung und den GoBD bleiben davon unberührt.
Dann ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger kann den Abzug über den objektiven Nachweis retten, was bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen Rechnung regelmäßig gelingt. Sauber ist der Weg über eine nachträgliche E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Das Bundesministerium der Finanzen unterscheidet seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fälle. Ein Formatfehler – die Datei entspricht der zulässigen Syntax nicht – macht sie zur sonstigen Rechnung, und zwar unabhängig davon, wie klein der Fehler ist. Ein Geschäftsregelfehler, der keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft, etwa ein fehlendes Feld „BT-10 Buyer reference“, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein Inhaltsfehler – eine fehlende oder falsche Pflichtangabe – macht die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen deshalb mit einem Validierungswerkzeug und bewahren Sie den Prüfbericht auf.
Quellen: §§ 14, 14b, 14c, 19 Absatz 2, 27 Absatz 38 UStG; §§ 31, 33, 34, 34a UStDV; Norm EN 16931; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und vom 15.10.2025 (III C 2 – S 7287-a/00019/007/243); Fragen und Antworten des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung, Stand März 2026.
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